Wszyscy nasi pracownicy, którzy zostali zatrudnieni w celu obsługi archiwum oraz w celu niszczenia i przechowywania akt, otrzymali od nas stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Ponadto wszystkie osoby zatrudnione w firmie ELPOL, niezależnie od zajmowanego stanowiska, złożyły bezterminowe oświadczenia o zachowaniu poufności. Powyższe oznacza, że każda zatrudniona przez nas osoba zobowiązana jest do bezwzględnego zachowania wszelkich danych i informacji, uzyskanych w trakcie wykonywania czynności służbowych, w tajemnicy przez cały okres zatrudnienia, jak również bezterminowo po jego ustaniu. Cały nasz personel posiada Poświadczenie Bezpieczeństwa Osobowego, które zostało wydane przez Służby Ochrony Państwa.

W swoich działaniach stosujemy także nasze wewnętrzne procedury kontroli dostępu do dokumentów i ich ewidencjonowania - zarówno ze strony własnej jak i klienta. Firmy przechowującej u nas dokumenty, mogą otrzymać pełny wgląd w historię dostępu do dokumentów. Dzięki takim działaniom zyskuje się pełną kontrolę nad obiegiem informacji wewnątrz własnego przedsiębiorstwa.